Power Automate Kosten 2026: Lizenzen, Premium & Preise im Überblick
Was kostet Power Automate? Was in Microsoft 365 enthalten ist, wann Sie Power Automate Premium oder Process brauchen, Rechenbeispiele und was die Umsetzung kostet.
Was kostet Power Automate? Die kurze Antwort: Für viele Abläufe nichts extra. Power Automate ist in den meisten Microsoft-365-Lizenzen für Unternehmen enthalten. Kosten entstehen, sobald Sie Premium-Connectoren, Dataverse oder unbeaufsichtigte Desktop-Flows brauchen. Dann kommen Lizenzen wie Power Automate Premium oder Power Automate Process ins Spiel.
In diesem Artikel erkläre ich alle Lizenzarten, zeige Rechenbeispiele für drei Unternehmensgrößen und sage auch, was die Umsetzung kostet, denn die Lizenz ist nur ein Teil der Rechnung.
Microsoft passt Preise und Bedingungen regelmäßig an und rechnet je nach Händler und Laufzeit unterschiedlich ab. Die aktuellen Listenpreise finden Sie auf der Preisseite von Microsoft. Dieser Artikel erklärt, welche Lizenz Sie brauchen, das ist die wichtigere Frage.
Kurz und knapp: Was kostet Power Automate?
| Lizenz | Für wen | Abrechnung |
|---|---|---|
| In Microsoft 365 enthalten | Flows mit Standard-Connectoren | 0 € zusätzlich |
| Power Automate Premium | pro Person: Premium-Connectoren, Dataverse, beaufsichtigte Desktop-Flows | pro Person und Monat |
| Power Automate Process | pro Flow/Bot: unbeaufsichtigte Desktop-Flows, Flows für alle Nutzer | pro Flow bzw. Bot und Monat |
| Power Automate Hosted Process | wie Process, inklusive von Microsoft bereitgestellter virtueller Maschine | pro Flow bzw. Bot und Monat |
| Pay-as-you-go | Abrechnung pro Ausführung über ein Azure-Abonnement | pro Ausführung |
| Power Automate Desktop (lokal) | einfache Desktop-Flows unter Windows 10/11, manuell gestartet | kostenlos |
Was in Microsoft 365 schon enthalten ist
Mit den meisten Business- und Enterprise-Plänen (z. B. Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3, E5) dürfen Ihre Mitarbeitenden Cloud-Flows mit Standard-Connectoren erstellen und ausführen. Dazu gehören unter anderem:
- Office 365 Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive for Business
- Excel Online (Business), Microsoft Forms, Planner, To Do
- Genehmigungen, Benachrichtigungen, Zeitpläne
Damit lassen sich die meisten Abläufe im Büroalltag umsetzen: Genehmigungen, Ablage, Erinnerungen, Berichte. Beispiele mit Lizenzangabe finden Sie im Artikel Power Automate Beispiele.
Power Automate Premium: wann Sie es brauchen
Power Automate Premium wird pro Person lizenziert. Sie brauchen es, wenn ein Flow eines dieser Elemente nutzt:
- Premium-Connectoren (siehe nächster Abschnitt)
- Eigene Connectoren (Custom Connectors) zu Ihren Systemen
- Dataverse als Datenbasis
- Beaufsichtigte Desktop-Flows, die aus der Cloud gestartet werden
- Process Mining in begrenztem Umfang
- AI Builder über die enthaltenen Kontingente hinaus
Wichtig: Lizenziert werden Personen, die einen Premium-Flow auslösen oder besitzen, nicht nur die Entwickler. Ein Premium-Flow, den 30 Kolleginnen per Knopf starten, braucht unter Umständen 30 Lizenzen. Genau hier lohnt sich die Process-Lizenz.
Premium-Connectoren: die wichtigsten im Überblick
| Bereich | Beispiele für Premium-Connectoren |
|---|---|
| Schnittstellen | HTTP, HTTP mit Microsoft Entra ID, eigene Connectoren |
| Datenbanken | SQL Server, Azure SQL, Dataverse |
| Dokumente | Word Online (Business): Vorlagen füllen, Adobe PDF Services |
| Systeme | Salesforce, SAP, ServiceNow, Dynamics 365 (je nach Fall) |
| Automatisierung | Desktop-Flows (aus der Cloud gestartet) |
Ob ein Connector Premium ist, sehen Sie in Power Automate am Kennzeichen „Premium“ neben dem Namen.
Process-Lizenz & unbeaufsichtigte Desktop-Flows
Die Process-Lizenz wird nicht pro Person, sondern pro Flow bzw. pro Bot vergeben. Ein so lizenzierter Flow darf von allen Nutzern im Unternehmen verwendet werden, unabhängig von deren eigener Lizenz. Außerdem ist sie nötig, um Desktop-Flows unbeaufsichtigt laufen zu lassen, also ohne dass jemand angemeldet ist, zum Beispiel nachts auf einer virtuellen Maschine.
Die Variante Hosted Process enthält zusätzlich eine von Microsoft betriebene virtuelle Maschine, sodass Sie keinen eigenen Rechner bereitstellen müssen.
Pay-as-you-go: Abrechnung nach Nutzung
Bei Pay-as-you-go wird eine Power-Platform-Umgebung mit einem Azure-Abonnement verknüpft. Abgerechnet wird pro Ausführung von Premium-Flows. Das lohnt sich für Flows, die selten laufen oder deren Nutzung schwer abschätzbar ist. Für Flows, die täglich viele Male laufen, ist eine feste Lizenz meist günstiger.
Power Apps Premium im Vergleich
Wer zusätzlich Power Apps mit Dataverse oder Premium-Connectoren nutzt, braucht Power Apps Premium (pro Person und Monat). Wichtig: Flows, die im Kontext einer lizenzierten Power App laufen, sind über die App-Lizenz abgedeckt. In vielen Fällen ist deshalb nur eine der beiden Premium-Lizenzen nötig. Mehr zu Power Apps im Artikel Power Apps Beispiele.
Rechenbeispiele: 5, 20 und 100 Mitarbeitende
5 Mitarbeitende, Büroabläufe: Genehmigungen, Ablage, Erinnerungen mit Outlook, Teams und SharePoint. → Lizenzkosten: 0 € zusätzlich (Microsoft 365 Business Standard vorhanden).
20 Mitarbeitende, Angebote aus Word-Vorlagen: Drei Vertriebsmitarbeiter erzeugen Angebote per Knopf. → 3 × Power Automate Premium pro Monat. Alternativ: eine Process-Lizenz für den Flow, wenn mehr Personen ihn nutzen sollen.
100 Mitarbeitende, Rechnungseingang mit Altsystem: Rechnungen werden ausgelesen und nachts unbeaufsichtigt in die Warenwirtschaft übertragen. → 1 × Power Automate Process (oder Hosted Process) + 1–2 Premium-Lizenzen für Entwicklung und Betreuung pro Monat, plus gegebenenfalls eine eigene virtuelle Maschine.
So prüfen Sie, welche Lizenz Sie haben
- Melden Sie sich bei make.powerautomate.com an.
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad → „Meine Lizenzen anzeigen“.
- Im Microsoft 365 Admin Center unter Abrechnung → Ihre Produkte sehen Administratoren alle Lizenzen des Unternehmens.
Was kostet die Umsetzung?
Die Lizenz ist meist der kleinere Teil. Der größere ist die Zeit für Planung, Bau, Test und Dokumentation. Als Richtwerte aus meinen Projekten (Stundensatz ab 80 € netto):
| Vorhaben | Typischer Aufwand |
|---|---|
| Einfacher Flow (Ablage, Benachrichtigung) | 2–6 Stunden |
| Genehmigungs-Workflow mit Liste, Erinnerung, Protokoll | 2–4 Tage |
| Rechnungseingang mit Auslesen und Freigabe | 4–8 Tage |
| Desktop-Flow für ein Altsystem | 1–3 Tage pro Ablauf |
| Flow-Check bestehender Automatisierungen | ab 1 Tag |
Für klar umrissene Aufgaben biete ich Festpreise an. Mehr dazu auf der Seite Power Automate Beratung & Entwicklung.
Häufige Lizenzfehler
- Premium-Connector „aus Versehen“: Ein einzelner HTTP-Schritt macht den ganzen Flow zum Premium-Flow.
- Persönliche Konten als Besitzer: Verlässt die Person das Unternehmen, laufen ihre Flows nicht mehr.
- Zu viele Einzellizenzen: Statt 30 Premium-Lizenzen wäre eine Process-Lizenz günstiger gewesen.
- Unbeaufsichtigt ohne Process-Lizenz: Funktioniert im Test, scheitert im Betrieb.
Häufige Fragen
Ist Power Automate kostenlos?
In vielen Microsoft-365-Lizenzen für Standard-Connectoren ja. Power Automate Desktop ist unter Windows für einfache, manuell gestartete Abläufe kostenlos.
Was ist der Unterschied zwischen Premium und Process?
Premium wird pro Person lizenziert, Process pro Flow bzw. Bot. Process ist nötig für unbeaufsichtigte Desktop-Flows und lohnt sich, wenn viele Personen denselben Premium-Flow nutzen.
Brauche ich für jeden Mitarbeiter eine Lizenz?
Nur für Personen, die Premium-Flows besitzen oder auslösen, es sei denn, der Flow ist über eine Process-Lizenz oder eine Power-Apps-Lizenz abgedeckt.
Kann ich Lizenzen monatlich kündigen?
Das hängt von Vertragsart und Händler ab. Viele Lizenzen gibt es mit monatlicher oder jährlicher Laufzeit.
Unsicher, welche Lizenz Sie brauchen? Im kostenlosen Erstgespräch rechne ich Ihr Vorhaben mit Ihnen durch.