Power Apps Beispiele: 12 Business-Apps mit Datenquelle, Lizenz und Aufwand

Power Apps Beispiele gibt es viele, aber selten mit den Angaben, die für eine Entscheidung wirklich zählen. Deshalb nenne ich zu jeder der 12 Apps die passende Datenquelle, den Lizenzbedarf und einen realistischen Aufwand für die Umsetzung durch einen erfahrenen Entwickler.

Kurz zur Einordnung: Power Apps ist Microsofts Plattform für Geschäftsanwendungen mit wenig Code. Die Apps laufen im Browser, in Microsoft Teams und als App auf Smartphone und Tablet, mit den vorhandenen Microsoft-365-Anmeldungen.

Lesehilfe: „Standard“ heißt: in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten (z. B. App auf Basis von SharePoint-Listen). „Premium“ heißt: Power Apps Premium oder eine vergleichbare Lizenz nötig (z. B. Dataverse, SQL, Premium-Connectoren). Aufwand in Personentagen (PT), Richtwerte.

Personal (HR)

1. Urlaubs- und Abwesenheitsantrag

Mitarbeitende stellen Anträge in der App, die Führungskraft gibt in Teams frei, das Team sieht eine Abwesenheitsübersicht.

Datenquelle: SharePoint-Liste · Lizenz: Standard · Aufwand: 3–5 PT

2. Onboarding-Cockpit

Alle Aufgaben für einen Neueintritt an einem Ort: IT-Konto, Hardware, Unterlagen, Einarbeitungsplan, mit Status und Erinnerungen per Power Automate.

Datenquelle: SharePoint-Listen · Lizenz: Standard · Aufwand: 5–8 PT

3. Schulungs- und Unterweisungsnachweis

Pflichtunterweisungen (z. B. Arbeitsschutz) planen, Teilnahme bestätigen lassen, Fristen überwachen.

Datenquelle: SharePoint oder Dataverse · Lizenz: Standard bzw. Premium · Aufwand: 4–7 PT

Produktion & Qualität

4. Mobile Prüfliste mit Fotos

Wartung, Abnahme oder Sicherheitsbegehung per Tablet: Prüfpunkte abhaken, Fotos aufnehmen, unterschreiben lassen, PDF-Bericht erzeugen.

Datenquelle: SharePoint-Liste + Bibliothek · Lizenz: Standard (PDF aus Word-Vorlage: Premium) · Aufwand: 5–8 PT

5. Mängel- und Störungsmeldung

Fehler an Maschinen oder Gebäuden per Handy melden, inklusive Foto und Standort; Zuständige werden automatisch informiert.

Datenquelle: SharePoint-Liste · Lizenz: Standard · Aufwand: 3–5 PT

6. Lager- und Materialentnahme

Entnahmen per Barcode-Scan erfassen, Mindestbestände überwachen, Nachbestellung anstoßen.

Datenquelle: Dataverse (bei vielen Artikeln) oder SharePoint · Lizenz: Premium bzw. Standard · Aufwand: 6–10 PT

Vertrieb & Außendienst

7. Besuchsbericht für den Außendienst

Kundenbesuche unterwegs dokumentieren, Folgeaufgaben anlegen, Bericht automatisch an den Innendienst.

Datenquelle: SharePoint oder Dataverse · Lizenz: Standard bzw. Premium · Aufwand: 4–7 PT

8. Angebotsanfrage und Kalkulation

Anfragen strukturiert aufnehmen, Positionen kalkulieren, Angebot als PDF erzeugen.

Datenquelle: Dataverse · Lizenz: Premium · Aufwand: 8–15 PT

9. Messe-Leads erfassen

Kontakte am Stand per Tablet aufnehmen, Einwilligung dokumentieren, Nachfass-Mail auslösen.

Datenquelle: SharePoint-Liste · Lizenz: Standard · Aufwand: 2–4 PT

IT & Verwaltung

10. Interne Anfragen und Tickets

Ein schlankes Ticketsystem für IT, Hausmeister oder Verwaltung, ohne Zusatzsoftware.

Datenquelle: SharePoint-Liste · Lizenz: Standard · Aufwand: 4–6 PT

11. Bestellanforderung mit Freigabe

Bedarf erfassen, Budget prüfen, mehrstufige Freigabe, Übergabe an den Einkauf.

Datenquelle: SharePoint-Liste · Lizenz: Standard · Aufwand: 4–6 PT

12. Geräte- und Lizenzverwaltung

Laptops, Handys und Softwarelizenzen inventarisieren, Ausgabe an Mitarbeitende dokumentieren, Rückgabe beim Austritt anstoßen.

Datenquelle: SharePoint oder Dataverse · Lizenz: Standard bzw. Premium · Aufwand: 5–8 PT

SharePoint oder Dataverse?

Die Datenquelle entscheidet über Lizenzkosten und Grenzen:

	SharePoint-Listen	Dataverse
Lizenz	in vielen M365-Plänen enthalten	Premium nötig
Datenmenge	gut bis einige tausend Einträge pro Abfrage	sehr große Datenmengen
Beziehungen	einfach (Nachschlagefelder)	echte relationale Tabellen
Berechtigungen	auf Listen-/Elementebene	fein, rollenbasiert, auch auf Feldebene
Geeignet für	Anträge, Prüflisten, kleine Fachanwendungen	zentrale Fachanwendungen, mehrere Apps auf denselben Daten

Für viele Einstiegsprojekte reichen SharePoint-Listen. Wenn Sie heute schon wissen, dass die Anwendung wächst, ist Dataverse von Anfang an oft günstiger als ein späterer Umzug.

Was kostet eine Power App?

Die Kosten setzen sich aus Umsetzung und gegebenenfalls Lizenzen zusammen:

Umsetzung: Die Beispiele oben liegen zwischen 2 und 15 Personentagen. Bei einem Stundensatz ab 80 € ergibt das grob 1.300 bis 9.600 € netto.
Lizenzen: Standard-Apps auf SharePoint kosten nichts zusätzlich. Premium-Apps brauchen eine Lizenz pro Nutzer. Details im Artikel Power Automate Kosten & Lizenzen.

Kostentreiber sind vor allem: viele Sonderfälle, Offline-Fähigkeit, komplexe Berechtigungen und Schnittstellen zu Fremdsystemen.

Was Sie vor dem Start klären sollten

Wer nutzt die App, auf welchem Gerät? Handy im Lager braucht ein anderes Layout als der Bürorechner.
Welche Daten gibt es schon? Eine bestehende Excel-Liste ist oft der beste Startpunkt.
Wer gibt frei, wer sieht was? Berechtigungen früh festlegen.
Wer betreut die App danach? Ein Key-User im Fachbereich ist Gold wert.

Häufige Fragen

Kann ich Power Apps kostenlos nutzen?

Apps mit Standard-Connectoren sind in vielen Microsoft-365-Plänen enthalten. Zum Ausprobieren gibt es zudem den kostenlosen Entwicklerplan von Microsoft.

Laufen Power Apps auf dem Handy?

Ja, über die App „Power Apps“ für iOS und Android oder im Browser. Kamera, Barcode-Scanner und Standort lassen sich nutzen.

Sind Power Apps sicher?

Die Apps laufen in Ihrem Microsoft-365-Tenant mit den vorhandenen Anmeldungen und Berechtigungen. Wichtig ist, die Berechtigungen auf die Datenquelle sauber zu setzen, nicht nur in der App.

Sie möchten eine dieser Apps oder etwas ganz anderes umsetzen? Mehr zur Power Apps Entwicklung oder direkt ein kostenloses Erstgespräch anfragen.