Rechnungseingang automatisieren mit Microsoft 365
Den Rechnungseingang zu automatisieren gehört zu den Projekten, die sich am schnellsten bezahlt machen. Rechnungen kommen per E-Mail, werden automatisch abgelegt, ausgelesen und zur Prüfung an die zuständige Person geschickt. Nach der Freigabe landen sie bei der Buchhaltung.
Ich baue diesen Rechnungsfreigabe-Workflow mit Power Automate, SharePoint und auf Wunsch AI Builder. Er passt sich an Ihre Abläufe an: Kostenstellen, Betragsgrenzen, Vier-Augen-Prinzip und die Übergabe an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Steuerbüro.
- AuslöserRechnung kommt anrechnung@ihre-firma.de
- AktionDaten auslesenLieferant, Betrag, Datum, Fälligkeit
- FreigabeSachliche Prüfungdurch die Kostenstelle, mit Frist
- ErgebnisÜbergabe an Buchhaltungfreigegeben, abgelegt, protokolliert
heute
Kommt Ihnen das bekannt vor?
So sieht es in vielen Unternehmen aus, bevor der Ablauf automatisiert ist.
- Rechnungen werden von Hand aus dem Postfach gespeichert
- Prüfer bekommen PDFs per Mail weitergeleitet und vergessen sie
- Skonto-Fristen laufen ab
- Die Buchhaltung fragt ständig nach, ob etwas freigegeben ist
die lösung
Was die Lösung kann
Gebaut in Ihrem Microsoft 365 und an Ihre Regeln angepasst. Diese Bausteine kombiniere ich nach Bedarf.
Sammelpostfach
Alle Rechnungen kommen an einer Adresse an und werden automatisch abgeholt.
Auslesen mit KI
AI Builder erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit.
Ablage
PDF mit Metadaten in SharePoint, einheitlich benannt und durchsuchbar.
Freigabe-Workflow
Nach Kostenstelle oder Betrag, mit Vier-Augen-Prinzip.
Fristen
Erinnerung vor Skonto- und Zahlungsfrist.
Übergabe
An Buchhaltung, Steuerbüro oder Buchhaltungssoftware.
ergebnis
Was sich danach ändert
- Mehrere Stunden pro Woche weniger Handarbeit
- Keine verlorenen Rechnungen
- Skonto wird genutzt
- Jede Freigabe nachvollziehbar
Lizenzen
Ablage und Freigabe mit Microsoft 365 meist ohne Zusatzkosten. Das automatische Auslesen braucht AI-Builder-Kapazität bzw. eine Premium-Lizenz.
Aufwand & Kosten
Typischer Aufwand: meist 4 bis 8 Personentage. Ich arbeite ab 80 € pro Stunde oder zum Festpreis. Die genaue Schätzung bekommen Sie nach dem Erstgespräch.
ablauf
So setzen wir das um
Vier Schritte, klare Dauer, und Sie wissen immer, was von Ihnen gebraucht wird.
-
Erstgespräch
Kostenlos per Teams. Sie schildern den Ablauf, ich frage nach und sage ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.
30 Minuten
Sie erzählen, wie es heute läuft.
-
Angebot
Kurze Lösungsskizze mit Aufwand oder Festpreis und dem Hinweis, ob Zusatzlizenzen nötig sind.
2 bis 3 Tage
Sie entscheiden in Ruhe.
-
Umsetzung
Ich baue in Ihrem Tenant, in kurzen Etappen. Sie sehen früh ein Ergebnis und testen mit.
meist 1 bis 4 Wochen
Sie geben Zugang und Feedback.
-
Übergabe
Dokumentation, Einweisung, klare Zuständigkeiten. Auf Wunsch betreue ich die Lösung weiter.
1 Termin
Ihr Team übernimmt.
fragen
Fragen zu: Rechnungseingang automatisieren
Ist das GoBD-konform?
Die Lösung unterstützt eine ordnungsgemäße Ablage mit Protokoll und Versionen. Die GoBD-Konformität hängt aber vom Gesamtprozess ab, inklusive Verfahrensdokumentation. Stimmen Sie das mit Ihrem Steuerbüro ab. Ich liefere die technische Beschreibung.
Funktioniert das mit E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD)?
Ja. E-Rechnungen enthalten die Daten bereits strukturiert. Der Flow kann sie auslesen, ohne dass eine KI raten muss.
Kann die Lösung an DATEV oder unsere Buchhaltungssoftware übergeben?
Das hängt von den Schnittstellen Ihrer Software ab. Häufig ist eine Übergabe per E-Mail, Ordner oder Schnittstelle möglich. Das prüfe ich im Erstgespräch.
Was kostet die Automatisierung des Rechnungseingangs?
Meist vier bis acht Personentage, abhängig von Freigaberegeln und Übergabe. Bei rund 100 Rechnungen im Monat ist das oft nach wenigen Monaten bezahlt.
Prozessautomatisierung für KMU mit Microsoft 365
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Rechnungseingang automatisieren: Wie sieht das bei Ihnen aus?
Erzählen Sie mir davon. Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten per Teams) klären wir, ob und wie sich das automatisieren lässt. Ohne Verkaufsdruck: Wenn es sich nicht lohnt, sage ich das.
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