Lösung · meist 3 bis 6 Personentage

Onboarding automatisieren mit Microsoft 365

Wenn Sie das Onboarding automatisieren, vergisst niemand mehr den Laptop, das Konto oder den Schlüssel. Ein Eintrag „Neuer Mitarbeiter“ genügt, und alle Beteiligten bekommen ihre Aufgaben mit Fälligkeit.

Dasselbe funktioniert für das Offboarding: Zugänge sperren, Geräte zurücknehmen, Unterlagen erstellen. Ich baue das mit Power Automate, Planner oder einer SharePoint-Liste und auf Wunsch einer kleinen App als Cockpit.

Das will ich auchSo funktioniert es
Onboarding läuft automatisch
  1. AuslöserNeueintritt erfasstName, Start, Abteilung, Rolle
  2. AktionAufgaben verteiltIT, HR, Führung, Empfang
  3. AktionErinnerungenvor dem ersten Tag
  4. ErgebnisAlles bereit am ersten TagWillkommensmail inklusive

heute

Kommt Ihnen das bekannt vor?

So sieht es in vielen Unternehmen aus, bevor der Ablauf automatisiert ist.

  • Am ersten Tag fehlen Laptop, Konto oder Zugangskarte
  • Checklisten liegen in Word-Dateien, jeder hat eine andere Version
  • IT erfährt zu spät von Neueinstellungen
  • Beim Austritt bleiben Zugänge offen

die lösung

Was die Lösung kann

Gebaut in Ihrem Microsoft 365 und an Ihre Regeln angepasst. Diese Bausteine kombiniere ich nach Bedarf.

Aufgabenvorlagen

Je nach Rolle und Abteilung die passenden Aufgaben mit Fälligkeit.

IT-Bestellung

Konto, Lizenz, Hardware und Zugänge rechtzeitig anstoßen.

Willkommensmail

Am ersten Tag mit Ansprechpartnern und Infos.

Feedbacktermine

Erinnerungen nach 30 und 90 Tagen.

Offboarding

Zugänge sperren, Geräte zurück, Zeugnis anstoßen.

Übersicht

Stand aller Eintritte und Austritte auf einen Blick.

ergebnis

Was sich danach ändert

  • Vollständiger erster Arbeitstag
  • Keine offenen Zugänge nach Austritt
  • Weniger Abstimmung zwischen HR und IT
  • Einheitlicher Ablauf für alle

Lizenzen

Mit Planner, SharePoint und Outlook in vielen Microsoft-365-Lizenzen ohne Zusatzkosten.

Aufwand & Kosten

Typischer Aufwand: meist 3 bis 6 Personentage. Ich arbeite ab 80 € pro Stunde oder zum Festpreis. Die genaue Schätzung bekommen Sie nach dem Erstgespräch.

ablauf

So setzen wir das um

Vier Schritte, klare Dauer, und Sie wissen immer, was von Ihnen gebraucht wird.

  1. Erstgespräch

    Kostenlos per Teams. Sie schildern den Ablauf, ich frage nach und sage ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.

    30 Minuten

    Sie erzählen, wie es heute läuft.

  2. Angebot

    Kurze Lösungsskizze mit Aufwand oder Festpreis und dem Hinweis, ob Zusatzlizenzen nötig sind.

    2 bis 3 Tage

    Sie entscheiden in Ruhe.

  3. Umsetzung

    Ich baue in Ihrem Tenant, in kurzen Etappen. Sie sehen früh ein Ergebnis und testen mit.

    meist 1 bis 4 Wochen

    Sie geben Zugang und Feedback.

  4. Übergabe

    Dokumentation, Einweisung, klare Zuständigkeiten. Auf Wunsch betreue ich die Lösung weiter.

    1 Termin

    Ihr Team übernimmt.

fragen

Fragen zu: Onboarding automatisieren

Können Benutzerkonten automatisch angelegt werden?

Technisch ja, über Microsoft Entra ID. Ob das sinnvoll ist, hängt von Ihren Sicherheitsregeln ab. Oft ist ein Freigabeschritt durch die IT der bessere Weg.

Funktioniert das auch für Offboarding?

Ja, mit eigener Aufgabenvorlage. Gerade beim Austritt ist ein fester Ablauf wichtig, damit keine Zugänge offen bleiben.

Planner oder SharePoint-Liste?

Planner ist übersichtlich für Aufgaben. Eine Liste ist flexibler für Auswertungen. Oft kombiniere ich beides.

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wissen

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Onboarding automatisieren: Wie sieht das bei Ihnen aus?

Erzählen Sie mir davon. Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten per Teams) klären wir, ob und wie sich das automatisieren lässt. Ohne Verkaufsdruck: Wenn es sich nicht lohnt, sage ich das.

WDWarian DettmannFreie Kapazität ab sofort
Erstgespräch anfragen flow@at-werk.de

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