Power Automate Beispiele: 15 Flows aus der Praxis

Diese 15 Power Automate Beispiele stammen aus dem Alltag kleiner und mittlerer Unternehmen. Anders als die meisten Listen im Netz zeige ich zu jedem Beispiel, wie der Flow aufgebaut ist: Auslöser, Schritte, beteiligte Connectoren, ob eine Zusatzlizenz nötig ist und wie viel Zeit er typischerweise spart.

So können Sie schnell einschätzen, welche Automatisierung sich bei Ihnen lohnt, und ob Ihre vorhandene Microsoft-365-Lizenz dafür reicht.

Lesehilfe: „Standard“ bedeutet, dass die in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthaltenen Rechte genügen. „Premium“ bedeutet, dass eine Zusatzlizenz wie Power Automate Premium nötig ist. Die Zeitersparnis ist ein Richtwert aus Projekten und hängt von Menge und Ablauf ab.

Verwaltung & Büro

1. E-Mail-Anhänge automatisch ablegen

Auslöser: Neue E-Mail in einem Sammelpostfach (z. B. mit Anhang und bestimmtem Betreff)
Schritte: Anhänge filtern (nur PDF) → Dateiname aus Absender und Datum bilden → in SharePoint-Bibliothek speichern → Metadaten setzen
Connectoren: Office 365 Outlook, SharePoint
Lizenz: Standard
Zeitersparnis: 1–3 Stunden pro Woche

2. Genehmigungs-Workflow für Anträge

Auslöser: Neues Formular in Microsoft Forms
Schritte: Eintrag in SharePoint-Liste → Genehmigung an Vorgesetzte in Teams → Erinnerung nach 24 Stunden → Ergebnis zurück in die Liste und Mail an Antragsteller
Connectoren: Microsoft Forms, SharePoint, Genehmigungen, Teams, Outlook
Lizenz: Standard
Zeitersparnis: spart vor allem Wartezeit: Freigaben in Stunden statt Tagen

3. Besprechungsprotokoll verteilen

Auslöser: Datei wird in einen Ordner „Protokolle“ hochgeladen
Schritte: Teilnehmende aus dem Kalendertermin lesen → Link per Mail verschicken → Aufgaben in Planner anlegen
Connectoren: SharePoint/OneDrive, Outlook, Planner
Lizenz: Standard

4. Fristen überwachen und erinnern

Auslöser: Zeitplan, täglich 7 Uhr
Schritte: SharePoint-Liste nach Einträgen mit Frist in 14 Tagen filtern → Verantwortliche per Teams erinnern → Eskalation an Leitung bei Ablauf
Connectoren: SharePoint, Teams
Lizenz: Standard
Typisch für: Verträge, Prüftermine, Zertifikate, Wartungen

Finanzen & Buchhaltung

5. Rechnungseingang vorverarbeiten

Auslöser: Neue E-Mail an rechnung@…
Schritte: PDF speichern → Rechnungsdaten mit AI Builder auslesen (Lieferant, Betrag, Datum) → Eintrag in Prüfliste → Freigabe an Kostenstellenverantwortliche → Übergabe an die Buchhaltung
Connectoren: Outlook, AI Builder, SharePoint, Genehmigungen
Lizenz: Premium bzw. AI-Builder-Kapazität für das Auslesen; ohne Auslesen Standard
Zeitersparnis: 3–6 Stunden pro Woche bei ca. 100 Rechnungen im Monat

6. Bestellanforderung mit Budgetprüfung

Auslöser: Neue Anforderung in einer Power App oder Liste
Schritte: Betrag prüfen → bis 500 € eine Freigabe, darüber zwei → Bestellnummer vergeben → Einkauf informieren
Connectoren: SharePoint, Genehmigungen, Teams
Lizenz: Standard

7. Zahlungserinnerungen vorbereiten

Auslöser: Zeitplan, wöchentlich
Schritte: Offene Posten aus Excel-Export lesen → überfällige filtern → Liste an Buchhaltung, optional Entwurf der Erinnerungsmail
Connectoren: Excel Online, Outlook
Lizenz: Standard (Excel-Datei in OneDrive/SharePoint)

Personal (HR)

8. Onboarding neuer Mitarbeitender

Auslöser: Neuer Eintrag in einer Liste „Eintritte“
Schritte: Aufgaben für IT (Konto, Laptop), HR (Unterlagen) und Führungskraft (Einarbeitung) anlegen → Willkommensmail am ersten Tag → Erinnerung nach 30 Tagen für Feedbackgespräch
Connectoren: SharePoint, Planner, Outlook, Teams
Lizenz: Standard
Zeitersparnis: 1–2 Stunden pro Eintritt, vor allem weniger Vergessenes

9. Urlaubsantrag mit Kalendereintrag

Auslöser: Antrag in Forms oder Power App
Schritte: Genehmigung → bei Zustimmung Eintrag im Teamkalender und in Abwesenheitsliste
Connectoren: Forms, Genehmigungen, Outlook, SharePoint
Lizenz: Standard
Hinweis: Bei Personaldaten Berechtigungen und gegebenenfalls Betriebsrat früh einbinden.

Vertrieb & Kundenservice

10. Kontaktanfragen verteilen

Auslöser: Neue Mail an info@… oder neues Webformular
Schritte: Anfrage in Liste speichern → nach Thema oder Postleitzahl zuweisen → Eingangsbestätigung → Erinnerung, wenn nach 24 Stunden niemand reagiert hat
Connectoren: Outlook, SharePoint, Teams
Lizenz: Standard (Premium, wenn ein CRM per Schnittstelle angebunden wird)

11. Angebot aus Vorlage erzeugen

Auslöser: Button in einer Liste oder Power App
Schritte: Word-Vorlage mit Daten füllen → als PDF speichern → Mail an Kunden vorbereiten
Connectoren: Word Online (Business), OneDrive, Outlook
Lizenz: Premium (der Word-Connector für Vorlagen ist ein Premium-Connector)

12. Wöchentlicher Vertriebsbericht

Auslöser: Zeitplan, montags
Schritte: Zahlen aus Liste oder Excel sammeln → Zusammenfassung als Teams-Nachricht oder Mail
Connectoren: SharePoint/Excel, Teams
Lizenz: Standard

IT & interne Prozesse

13. Interne IT-Anfragen als Ticket

Auslöser: Mail an it@… oder Formular
Schritte: Ticket in Liste anlegen → Kategorie und Priorität setzen → Bearbeiter zuweisen → Status-Updates an Anfragende
Connectoren: Outlook, SharePoint, Teams
Lizenz: Standard

14. Flow-Fehler zentral melden

Auslöser: Fehler in einem anderen Flow (über einen „Catch“-Bereich)
Schritte: Flow-Name, Zeitpunkt und Fehlermeldung in eine Liste schreiben → Teams-Nachricht an Verantwortliche
Connectoren: SharePoint, Teams
Lizenz: Standard
Warum wichtig: Ohne Fehlermeldung merkt oft niemand, dass ein Flow seit Wochen steht.

Desktop-Flows (RPA)

15. Daten in ein Altsystem übertragen

Auslöser: Cloud-Flow, z. B. nach Freigabe einer Bestellung
Schritte: Desktop-Flow öffnet die Warenwirtschaft → trägt die Daten ein → speichert die Belegnummer zurück in SharePoint
Connectoren: Desktop-Flows, SharePoint
Lizenz: Premium (beaufsichtigt) bzw. Process (unbeaufsichtigt)
Zeitersparnis: stark abhängig von der Stückzahl: bei 50 Vorgängen pro Tag oft mehrere Stunden

Mehr dazu im Artikel Power Automate Desktop einfach erklärt.

Vorlagen: guter Start, aber Vorsicht

Power Automate bietet hunderte Vorlagen („Templates“), etwa „Anhänge in OneDrive speichern“. Sie eignen sich gut zum Ausprobieren. Für den produktiven Einsatz fehlt ihnen meist:

eine Fehlerbehandlung (was passiert, wenn SharePoint kurz nicht erreichbar ist?),
ein Dienstkonto statt des persönlichen Kontos,
eine Lösung (Solution), damit der Flow zwischen Test und Produktion übertragbar ist,
eine Dokumentation.

Welcher Ablauf eignet sich? Checkliste

Ein Ablauf ist ein guter Kandidat für Power Automate, wenn Sie mindestens drei Fragen mit Ja beantworten:

Kommt er mindestens wöchentlich vor?
Folgt er klaren Regeln?
Liegen die Daten digital vor (Mail, Formular, Liste, Datei)?
Sind mehrere Personen oder Systeme beteiligt?
Kosten Fehler oder Verzögerungen Geld oder Ärger?

Die Wirtschaftlichkeit lässt sich grob schätzen: Häufigkeit × Dauer × Stundensatz. Ein Ablauf, der jede Woche drei Stunden bindet, kostet im Jahr rund 150 Stunden.

Häufige Fragen

Welche Power Automate Beispiele lohnen sich am meisten?

Genehmigungen, Dokumentenablage und Erinnerungen: Sie sind schnell gebaut, brauchen meist keine Zusatzlizenz und sparen sofort Zeit.

Kann ich diese Beispiele selbst nachbauen?

Die einfachen ja. Für Flows mit vielen Bedingungen, Schnittstellen oder Desktop-Flows lohnt sich ein erfahrener Entwickler oder eine Schulung, in der Ihr Team die eigenen Abläufe baut.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Einfache Flows: wenige Stunden. Mehrstufige Genehmigungen mit Dokumentation: zwei bis fünf Tage. Details dazu auf der Seite Power Automate Beratung & Entwicklung.

Sie haben einen Ablauf im Kopf, der hier fehlt? Schreiben Sie mir. Im kostenlosen Erstgespräch schätze ich ein, ob und wie er sich automatisieren lässt.