Power Automate Desktop: RPA unter Windows einfach erklärt
Was ist Power Automate Desktop, was ist kostenlos und wann braucht es eine Lizenz? Rekorder, Beispiele, Desktop- vs. Cloud-Flows und der Vergleich mit UiPath.
Power Automate Desktop ist das RPA-Werkzeug von Microsoft für Windows. Damit erstellen Sie Desktop-Flows, die Programme und Websites bedienen wie ein Mensch: klicken, tippen, kopieren, Dateien verschieben, Daten aus Excel in eine Eingabemaske übertragen. Unter Windows 10 und 11 lässt sich Power Automate Desktop kostenlos nutzen, mit einigen Einschränkungen.
In diesem Artikel erkläre ich, was Power Automate Desktop kann, was kostenlos ist und was nicht, wie Sie einen ersten Flow bauen und wann RPA überhaupt die richtige Wahl ist.
Was ist Power Automate Desktop?
RPA steht für Robotic Process Automation: Ein Software-Roboter bedient die Benutzeroberfläche anderer Programme. Das ist immer dann interessant, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat, etwa eine ältere Warenwirtschaft, eine Fachanwendung oder ein Webportal ohne API.
Power Automate Desktop (kurz PAD) ist die Windows-Anwendung, in der solche Desktop-Flows gebaut und ausgeführt werden. Sie ist Teil von Power Automate und lässt sich mit Cloud-Flows verbinden, die zum Beispiel auf eine E-Mail oder einen SharePoint-Eintrag reagieren.
Was kann Power Automate Desktop?
- Windows-Programme bedienen: Fenster öffnen, Felder ausfüllen, Schaltflächen klicken, Werte auslesen
- Websites automatisieren: Anmelden, Formulare ausfüllen, Tabellen auslesen, Berichte herunterladen
- Excel verarbeiten: Dateien öffnen, Zeilen durchlaufen, Werte schreiben, speichern
- Dateien und Ordner: Kopieren, umbenennen, entpacken, PDF-Texte auslesen
- Texterkennung (OCR): Text von Bildschirmbereichen oder Bildern lesen
- Logik: Variablen, Bedingungen, Schleifen, Fehlerbehandlung
Kostenlos vs. lizenziert
| Szenario | Lizenz |
|---|---|
| Desktop-Flow auf dem eigenen Windows-Rechner bauen und manuell starten | kostenlos |
| Desktop-Flow aus einem Cloud-Flow starten, während jemand angemeldet ist (beaufsichtigt) | Power Automate Premium |
| Desktop-Flow ohne angemeldete Person laufen lassen, z. B. nachts auf einer VM (unbeaufsichtigt) | Power Automate Process |
| Wie oben, mit von Microsoft gehosteter Maschine | Power Automate Hosted Process |
Die kostenlose Variante reicht zum Ausprobieren und für persönliche Abläufe. Für Abläufe, die im Unternehmen zuverlässig und zeitgesteuert laufen sollen, brauchen Sie eine Lizenz. Details im Artikel Power Automate Kosten & Lizenzen.
Der Rekorder: der schnellste Einstieg
Power Automate Desktop hat einen Rekorder: Sie klicken einen Ablauf einmal vor, PAD zeichnet die Schritte auf.
- Power Automate Desktop öffnen und „Neuer Flow“ wählen.
- Im Designer auf „Rekorder“ klicken.
- Den Ablauf einmal durchklicken, etwa ein Programm öffnen und ein Feld ausfüllen.
- Aufnahme beenden und die Schritte prüfen.
- Feste Werte durch Variablen ersetzen, zum Beispiel aus einer Excel-Zeile.
Aufgezeichnete Flows sind ein guter Anfang, aber selten robust. Für den Dauerbetrieb sollten Sie Wartezeiten, Fehlerbehandlung und eindeutige Selektoren ergänzen.
5 Beispiele für Desktop-Flows
- Belege ins ERP: Rechnungsdaten aus einer Excel-Liste in eine ältere Warenwirtschaft eintragen und die Belegnummer zurückschreiben.
- Portal-Downloads: Jeden Morgen Kontoauszüge oder Berichte aus einem Webportal herunterladen und in SharePoint ablegen.
- Stammdatenabgleich: Kundendaten zwischen zwei Systemen vergleichen und Abweichungen in einer Liste melden.
- Massenänderungen: Hunderte gleichartige Preis- oder Statusänderungen fehlerfrei durchführen.
- PDF-Verarbeitung: Daten aus wiederkehrenden PDF-Formularen auslesen und weiterverarbeiten.
Weitere Ideen, auch für Cloud-Flows, finden Sie im Artikel Power Automate Beispiele.
Desktop-Flows vs. Cloud-Flows
| Cloud-Flow | Desktop-Flow | |
|---|---|---|
| Arbeitet über | Schnittstellen (Connectoren) | Benutzeroberfläche |
| Läuft | in der Microsoft-Cloud | auf einem Windows-Rechner |
| Stabilität | hoch | abhängig von der Oberfläche |
| Geschwindigkeit | schnell | so schnell wie die Oberfläche |
| Einsatz | wenn es einen Connector oder eine API gibt | wenn es keine Schnittstelle gibt |
Faustregel: Gibt es eine Schnittstelle, ist ein Cloud-Flow fast immer die bessere Wahl. Desktop-Flows sind das Werkzeug für die Lücken.
Power Automate Desktop vs. UiPath
UiPath ist eine spezialisierte RPA-Plattform mit großem Funktionsumfang, Orchestrierung und Prozess-Analyse. Sie wird häufig in großen RPA-Programmen mit vielen Robotern eingesetzt.
Power Automate Desktop punktet bei Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen:
- Einstieg ohne Zusatzkosten möglich
- direkte Verbindung zu Outlook, Teams, SharePoint und Cloud-Flows
- gleiche Anmeldung und Verwaltung wie die restliche Power Platform
Für kleine und mittlere Unternehmen mit einer Handvoll RPA-Abläufen ist Power Automate Desktop meist der pragmatischere Weg.
Grenzen von RPA
- Änderungen an der Oberfläche (neues Update, neues Layout) können Flows brechen.
- Bildschirm und Sitzung: Desktop-Flows brauchen einen Windows-Rechner; unbeaufsichtigt läuft das auf einer eigenen Maschine.
- Geschwindigkeit: RPA ist schneller als ein Mensch, aber langsamer als eine Schnittstelle.
- Wartung: Planen Sie Zeit für Pflege ein, besonders bei Web-Portalen.
Häufige Fragen
Ist Power Automate Desktop kostenlos?
Für das Erstellen und manuelle Ausführen auf dem eigenen Windows-10/11-Rechner ja. Für das Auslösen aus der Cloud und den unbeaufsichtigten Betrieb sind Lizenzen nötig.
Wo lade ich Power Automate Desktop herunter?
Bei Windows 11 ist die App „Power Automate“ meist schon installiert. Ansonsten gibt es sie kostenlos im Microsoft Store und auf der Microsoft-Website.
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Für einfache Abläufe nicht. Für robuste Flows mit Fehlerbehandlung helfen Erfahrung mit Variablen, Schleifen und Selektoren.
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