Digitaler Urlaubsantrag mit Microsoft 365
Ein digitaler Urlaubsantrag spart allen Beteiligten Zeit: Mitarbeitende beantragen Urlaub in einer App oder einem Formular, die Führungskraft gibt in Teams mit einem Klick frei, und der Eintrag landet automatisch im Teamkalender.
Ich setze das mit Power Apps, Power Automate und SharePoint um. Das ist in vielen Microsoft-365-Lizenzen enthalten. Sie brauchen also keine eigene Personalsoftware, nur um Urlaub zu verwalten.
- AntragUrlaub in der App beantragenZeitraum, Vertretung, Bemerkung
- FreigabeFührungskraft genehmigt in Teamsein Klick, mit Erinnerung
- AktionEintrag im Teamkalenderund in der Abwesenheitsliste
- ErgebnisBestätigung an MitarbeitendeResturlaub aktualisiert
heute
Kommt Ihnen das bekannt vor?
So sieht es in vielen Unternehmen aus, bevor der Ablauf automatisiert ist.
- Anträge auf Papier oder per E-Mail, die irgendwo liegen bleiben
- Niemand weiß genau, wer wann im Urlaub ist
- Resturlaub wird in Excel nachgerechnet
- Vertretungen werden erst kurz vorher geklärt
die lösung
Was die Lösung kann
Gebaut in Ihrem Microsoft 365 und an Ihre Regeln angepasst. Diese Bausteine kombiniere ich nach Bedarf.
App oder Formular
Antrag am PC, in Teams oder auf dem Handy. Mit Vertretung und Bemerkung.
Freigabe in Teams
Genehmigen oder ablehnen mit einem Klick, Erinnerung nach 48 Stunden.
Teamübersicht
Wer ist wann weg? Kalenderansicht für Team und Führung.
Resturlaub
Anspruch, genommene und geplante Tage auf einen Blick.
Vertretung
Vertretung wird informiert und sieht den Zeitraum.
Berechtigungen
Mitarbeitende sehen ihre Anträge, Führungskräfte ihr Team, HR alles.
ergebnis
Was sich danach ändert
- Freigaben in Stunden statt Tagen
- Keine verlorenen Anträge mehr
- Jederzeit sichtbar, wer da ist
- Resturlaub ohne Nachrechnen
Lizenzen
Auf Basis von SharePoint-Listen in vielen Microsoft-365-Lizenzen ohne Zusatzkosten möglich.
Aufwand & Kosten
Typischer Aufwand: meist 3 bis 5 Personentage. Ich arbeite ab 80 € pro Stunde oder zum Festpreis. Die genaue Schätzung bekommen Sie nach dem Erstgespräch.
ablauf
So setzen wir das um
Vier Schritte, klare Dauer, und Sie wissen immer, was von Ihnen gebraucht wird.
-
Erstgespräch
Kostenlos per Teams. Sie schildern den Ablauf, ich frage nach und sage ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.
30 Minuten
Sie erzählen, wie es heute läuft.
-
Angebot
Kurze Lösungsskizze mit Aufwand oder Festpreis und dem Hinweis, ob Zusatzlizenzen nötig sind.
2 bis 3 Tage
Sie entscheiden in Ruhe.
-
Umsetzung
Ich baue in Ihrem Tenant, in kurzen Etappen. Sie sehen früh ein Ergebnis und testen mit.
meist 1 bis 4 Wochen
Sie geben Zugang und Feedback.
-
Übergabe
Dokumentation, Einweisung, klare Zuständigkeiten. Auf Wunsch betreue ich die Lösung weiter.
1 Termin
Ihr Team übernimmt.
fragen
Fragen zu: Digitaler Urlaubsantrag
Brauche ich dafür eine HR-Software?
Nein. Für Urlaubsanträge, Freigaben und Übersichten reicht Microsoft 365. Wenn Sie später eine HR-Software einführen, lassen sich die Daten übernehmen.
Können halbe Tage und Feiertage berücksichtigt werden?
Ja. Halbe Tage, Feiertage Ihres Bundeslands und Betriebsferien lassen sich einplanen.
Was ist mit dem Betriebsrat?
Ein digitaler Urlaubsantrag kann mitbestimmungspflichtig sein. Binden Sie den Betriebsrat früh ein. Ich stelle gern eine kurze Beschreibung der Lösung bereit.
Geht das auch ohne Power Apps, nur mit Forms?
Ja, als einfachere Variante mit Microsoft Forms, einer SharePoint-Liste und einem Flow. Die App ist komfortabler, etwa für die Übersicht und den Resturlaub.
Power Apps Entwicklung: Business-Apps für Microsoft 365
wissen
Zum Weiterlesen
Digitaler Urlaubsantrag: Wie sieht das bei Ihnen aus?
Erzählen Sie mir davon. Im kostenlosen Erstgespräch (30 Minuten per Teams) klären wir, ob und wie sich das automatisieren lässt. Ohne Verkaufsdruck: Wenn es sich nicht lohnt, sage ich das.
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