Lösung · Konzept und Einrichtung meist 3 bis 6 Personentage

Dokumentenmanagement mit SharePoint

Für viele kleine und mittlere Unternehmen reicht SharePoint als Dokumentenmanagement völlig aus, wenn es richtig eingerichtet ist. Mit Metadaten, Inhaltstypen, Versionen und Freigabe-Workflows finden Sie Dokumente schnell und wissen immer, welche Version gilt.

Ich richte die Struktur ein, automatisiere die Ablage und baue Freigaben mit Power Automate. Ihre Dokumente bleiben in Microsoft 365, auch in Teams und Outlook verfügbar.

Das will ich auch So funktioniert es

Dokument ablegen läuft automatisch

AuslöserDokument hochgeladenaus Teams, Outlook oder Explorer
AktionMetadaten vergebenKunde, Typ, Jahr, gültig bis
FreigabePrüfen und freigebenHauptversion wird festgeschrieben
ErgebnisIn Sekunden auffindbarüber Filter und Suche

heute

Kommt Ihnen das bekannt vor?

So sieht es in vielen Unternehmen aus, bevor der Ablauf automatisiert ist.

Tiefe Ordnerstrukturen, in denen niemand etwas findet
Dateinamen wie „Vertrag_final_neu_v3.docx“
Unklar, welche Version gültig ist
Jeder legt anders ab

die lösung

Was die Lösung kann

Gebaut in Ihrem Microsoft 365 und an Ihre Regeln angepasst. Diese Bausteine kombiniere ich nach Bedarf.

Metadaten

Dokumente nach Kunde, Projekt, Typ und Jahr filtern statt durch Ordner klicken.

Versionen

Haupt- und Nebenversionen, Änderungen nachvollziehbar.

Freigaben

Entwurf, Prüfung, Freigabe mit Power Automate.

Aufbewahrung

Aufbewahrungsrichtlinien und Archivierung nach Fristen.

Berechtigungen

Klare Zugriffsrechte nach Abteilung oder Projekt.

Vorlagen

Dokumentvorlagen direkt in der Bibliothek.

ergebnis

Was sich danach ändert

Dokumente in Sekunden finden
Immer die gültige Version
Einheitliche Ablage
Kein Extra-DMS nötig

Lizenzen

SharePoint ist in Microsoft 365 Business und Enterprise enthalten. Erweiterte Aufbewahrung kann zusätzliche Lizenzen erfordern.

Aufwand & Kosten

Typischer Aufwand: Konzept und Einrichtung meist 3 bis 6 Personentage. Ich arbeite ab 80 € pro Stunde oder zum Festpreis. Die genaue Schätzung bekommen Sie nach dem Erstgespräch.

ablauf

So setzen wir das um

Vier Schritte, klare Dauer, und Sie wissen immer, was von Ihnen gebraucht wird.

Erstgespräch
Kostenlos per Teams. Sie schildern den Ablauf, ich frage nach und sage ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.
30 Minuten
Sie erzählen, wie es heute läuft.
Angebot
Kurze Lösungsskizze mit Aufwand oder Festpreis und dem Hinweis, ob Zusatzlizenzen nötig sind.
2 bis 3 Tage
Sie entscheiden in Ruhe.
Umsetzung
Ich baue in Ihrem Tenant, in kurzen Etappen. Sie sehen früh ein Ergebnis und testen mit.
meist 1 bis 4 Wochen
Sie geben Zugang und Feedback.
Übergabe
Dokumentation, Einweisung, klare Zuständigkeiten. Auf Wunsch betreue ich die Lösung weiter.
1 Termin
Ihr Team übernimmt.

fragen

Fragen zu: Dokumentenmanagement mit SharePoint

Ist SharePoint ein echtes DMS?

SharePoint bringt die wichtigsten DMS-Funktionen mit: Metadaten, Versionen, Freigaben, Suche, Berechtigungen und Aufbewahrung. Für revisionssichere Archivierung mit besonderen Anforderungen kann ein spezialisiertes System nötig sein.

Können wir unsere Ordnerstruktur übernehmen?

Ja, als Übergang. Ich empfehle aber, die Ablage beim Umzug zu vereinfachen und Metadaten einzuführen.

Wie bekommen wir die Mitarbeitenden dazu, richtig abzulegen?

Indem die richtige Ablage einfacher ist als die falsche: Pflichtfelder, Standardwerte und automatisch gesetzte Metadaten. Dazu eine kurze Einweisung.

Dazugehörige Leistung

SharePoint Beratung & Microsoft 365 Automatisierung