Was ist Power Apps? Einfach erklärt mit Beispielen
Was ist Power Apps, was kann man damit bauen und was kostet es? Canvas-Apps, modellgesteuerte Apps, Datenquellen und Grenzen verständlich erklärt.
Power Apps ist die Plattform von Microsoft, mit der Unternehmen eigene Business-Apps bauen, ohne klassisch zu programmieren. Damit entstehen Formulare, Erfassungs-Apps und kleine Fachanwendungen, die im Browser, in Microsoft Teams und auf dem Smartphone laufen. Viele Unternehmen mit Microsoft 365 können Power Apps bereits nutzen, ohne zusätzliche Lizenz.
In diesem Artikel erkläre ich, was Power Apps ist, welche Arten von Apps es gibt, woher die Daten kommen, was es kostet und wo die Grenzen liegen.
Power Apps in einem Satz
Power Apps ist ein Baukasten für Geschäftsanwendungen: Sie legen fest, welche Daten erfasst werden, wie die Oberfläche aussieht und was beim Speichern passiert. Die App läuft dann mit den Anmeldungen und Berechtigungen, die es in Ihrem Microsoft 365 schon gibt.
Power Apps gehört zur Microsoft Power Platform, zusammen mit Power Automate (Abläufe), Power BI (Berichte) und Copilot Studio (KI-Agenten). In der Praxis arbeiten Power Apps und Power Automate fast immer zusammen: Die App erfasst, der Flow erledigt den Rest.
Was kann man mit Power Apps bauen?
Typische Anwendungen aus dem Mittelstand:
- Anträge: Urlaub, Bestellungen, Reisen, Schulungen
- Prüflisten: Wartung, Abnahme, Inventur, Sicherheitsbegehung, mit Fotos und Unterschrift
- Erfassung: Arbeitszeiten, Materialentnahme, Mängel, Besuchsberichte
- Verwaltung: Geräte, Verträge, Schlüssel, Stammdaten
- Kleine Fachanwendungen: ein Ticketsystem, ein Onboarding-Cockpit, eine Angebotskalkulation
Zwölf Beispiele mit Datenquelle, Lizenz und Aufwand finden Sie im Artikel Power Apps Beispiele.
Canvas-Apps und modellgesteuerte Apps
Power Apps kennt zwei Arten von Apps:
| Canvas-App | Modellgesteuerte App | |
|---|---|---|
| Aufbau | frei gestaltete Oberfläche | entsteht aus dem Datenmodell |
| Stärke | mobile Erfassung, einfache Abläufe | viele Tabellen, Verwaltungsaufgaben |
| Datenquelle | SharePoint, Excel, Dataverse, SQL und viele mehr | Dataverse |
| Lizenz | mit Standard-Connectoren oft in Microsoft 365 enthalten | Premium |
Für den Einstieg sind Canvas-Apps meist die richtige Wahl. Sie gestalten die Oberfläche wie eine Folie in PowerPoint und verbinden die Elemente mit Formeln, ähnlich wie in Excel. Diese Formelsprache heißt Power Fx.
Woher kommen die Daten?
Eine Power App speichert ihre Daten nicht selbst, sondern in einer Datenquelle. Die drei häufigsten:
- SharePoint-Listen: einfach, in Microsoft 365 enthalten, gut bis zu einigen tausend Einträgen pro Abfrage
- Dataverse: die Datenbank der Power Platform, mit Beziehungen und feinen Berechtigungen, aber Premium
- Excel: möglich, aber nur für sehr einfache Fälle zu empfehlen
Daneben gibt es Connectoren für SQL Server, Dynamics 365, Salesforce und hunderte andere Systeme.
So entsteht eine Power App
- Daten festlegen: Welche Felder braucht es? Meist ist eine bestehende Excel-Liste der beste Startpunkt.
- Liste oder Tabelle anlegen: in SharePoint oder Dataverse
- App erstellen: Power Apps kann aus einer Liste automatisch eine erste App erzeugen.
- Oberfläche anpassen: Felder anordnen, Pflichtfelder, Auswahllisten, Logo
- Abläufe ergänzen: mit Power Automate etwa eine Freigabe oder eine E-Mail
- Freigeben: an Kolleginnen und Kollegen, im Browser, in Teams oder als App auf dem Handy
Was kostet Power Apps?
Apps mit Standard-Connectoren, etwa auf Basis von SharePoint-Listen, sind in vielen Microsoft-365-Lizenzen für Unternehmen enthalten. Für Dataverse, Premium-Connectoren und modellgesteuerte Apps braucht jede Person, die die App nutzt, eine Power-Apps-Lizenz. Zum Ausprobieren gibt es einen kostenlosen Entwicklerplan.
Die Lizenzarten im Detail erkläre ich im Artikel Power Apps Lizenz & Kosten.
Grenzen von Power Apps
- Große Datenmengen: Bei SharePoint als Datenquelle müssen Abfragen sorgfältig gebaut werden, damit auch bei vielen Einträgen alle Daten ankommen (Stichwort Delegierung).
- Sehr individuelle Oberflächen: Power Apps hat Grenzen beim Design. Für eine Kunden-App im App Store ist es nicht gedacht.
- Offline-Nutzung: möglich, aber aufwendiger.
- Wartung: Auch Low-Code-Apps brauchen eine verantwortliche Person, die Änderungen pflegt.
Power Apps oder Excel?
Excel ist großartig zum Rechnen, aber schwach als gemeinsame Datenbank: Versionen, gleichzeitiges Bearbeiten und Pflichtfelder sind schwierig. Eine Power App mit SharePoint-Liste löst genau das. Wenn eine Excel-Liste von mehreren Personen gepflegt wird und regelmäßig für Ärger sorgt, ist sie ein guter Kandidat für eine App.
Häufige Fragen
Brauche ich Programmierkenntnisse für Power Apps?
Für einfache Apps nicht. Wer Excel-Formeln kennt, findet sich in Power Fx schnell zurecht. Für robuste Apps mit vielen Daten, Berechtigungen und Abläufen hilft Erfahrung.
Laufen Power Apps auf dem iPhone und auf Android?
Ja, über die kostenlose App „Power Apps“ oder im Browser.
Wie sicher sind Power Apps?
Die App nutzt die Anmeldung und die Berechtigungen Ihres Microsoft 365. Wichtig ist, die Berechtigungen auf der Datenquelle richtig zu setzen, nicht nur in der App.
Sie möchten eine Excel-Liste oder ein Papierformular durch eine App ersetzen? Mehr zur Power Apps Entwicklung oder direkt zum digitalen Urlaubsantrag als Beispiel.