Power Apps Lizenz & Kosten: Was ist enthalten, was kostet extra?
Power Apps Lizenz einfach erklärt: was in Microsoft 365 enthalten ist, wann Sie Power Apps Premium brauchen, was eine App wirklich kostet und typische Lizenzfehler.
Ob eine Power App zusätzliche Lizenzkosten verursacht, entscheidet sich an einer einzigen Frage: Nutzt sie nur Standard-Connectoren oder auch Premium-Funktionen? Apps auf Basis von SharePoint-Listen laufen in vielen Microsoft-365-Lizenzen ohne Aufpreis. Sobald Dataverse, SQL Server oder andere Premium-Connectoren ins Spiel kommen, braucht jede nutzende Person eine Power-Apps-Lizenz.
Dieser Artikel erklärt die Lizenzarten, zeigt drei Rechenwege und nennt die häufigsten Fehler. Aktuelle Listenpreise finden Sie auf der Preisseite von Microsoft.
Was in Microsoft 365 enthalten ist
In den meisten Business- und Enterprise-Plänen von Microsoft 365 dürfen Mitarbeitende Canvas-Apps nutzen, die mit Standard-Connectoren arbeiten. Dazu gehören SharePoint, OneDrive, Outlook, Teams, Excel Online und Microsoft Forms.
Das reicht für viele typische Apps: Urlaubsanträge, Prüflisten, Bestellanforderungen, interne Anfragen. Wichtig ist nur, dass die Daten in SharePoint und nicht in Dataverse liegen.
Wann Sie Power Apps Premium brauchen
Eine Premium-Lizenz ist nötig, sobald die App eines dieser Elemente nutzt:
- Dataverse als Datenbank
- Premium-Connectoren, etwa SQL Server, HTTP-Anfragen oder viele Fremdsysteme
- Eigene Connectoren zu Ihren Schnittstellen
- Modellgesteuerte Apps
Lizenziert wird jede Person, die die App nutzt, nicht nur, wer sie baut.
Die Lizenzarten im Überblick
| Lizenz | Abrechnung | Sinnvoll, wenn |
|---|---|---|
| In Microsoft 365 enthalten | ohne Zusatzkosten | die App nur Standard-Connectoren nutzt |
| Power Apps Premium | pro Person und Monat | einzelne Personen viele Premium-Apps nutzen |
| Power Apps pro App | pro Person und App | Personen nur eine bestimmte Premium-App brauchen |
| Pay-as-you-go | pro aktiver Person und App im Monat, über Azure | die Nutzung schwankt oder schwer planbar ist |
| Entwicklerplan | kostenlos | zum Ausprobieren und Entwickeln, nicht für den Betrieb |
Microsoft passt Namen, Pakete und Preise regelmäßig an. Prüfen Sie vor dem Kauf den aktuellen Stand oder fragen Sie Ihren Lizenzhändler.
Power Apps und Power Automate zusammen
Flows, die im Kontext einer lizenzierten Power App laufen, sind über die App-Lizenz abgedeckt. Wenn Ihre Premium-App also einen Freigabe-Flow startet, brauchen die Nutzer dafür in der Regel keine zusätzliche Power-Automate-Lizenz. Für eigenständige Premium-Flows gelten die Regeln aus dem Artikel Power Automate Kosten & Lizenzen.
Drei Rechenwege
1. Urlaubsantrag für 40 Mitarbeitende, Daten in SharePoint Nur Standard-Connectoren. Lizenzkosten: keine zusätzlichen.
2. Lager-App für 6 Personen, Daten in Dataverse Sechs Personen brauchen Premium. Rechnung: 6 × Premium pro Monat. Alternativ, wenn die Personen nur diese eine App nutzen: 6 × Lizenz pro App.
3. Prüf-App für 80 Monteure, Daten in SQL Server 80 Premium-Lizenzen wären teuer. Hier lohnt die Frage: Muss es SQL sein, oder reicht eine SharePoint-Liste mit einem Flow, der nachts nach SQL überträgt? Oft lässt sich so die Premium-Pflicht für die Nutzer vermeiden. Der Flow selbst braucht dann eine passende Lizenz.
Was eine Power App wirklich kostet
Neben den Lizenzen kostet die Umsetzung. Eine schlanke Erfassungs-App mit Freigabe liegt meist bei drei bis acht Personentagen. Kostentreiber sind viele Sonderfälle, Offline-Fähigkeit, komplexe Berechtigungen und Schnittstellen.
Rechnen Sie außerdem mit etwas Zeit für Pflege: neue Felder, geänderte Abläufe, Updates der Plattform.
Häufige Lizenzfehler
- Dataverse aus Gewohnheit: Für eine kleine App reicht oft SharePoint. Dataverse ist besser, kostet aber für jeden Nutzer.
- Ein Premium-Connector „nebenbei“: Ein einziger Premium-Connector macht die ganze App zur Premium-App.
- Lizenz nur für Entwickler gekauft: Lizenziert werden die Nutzer.
- Entwicklerplan im Betrieb: Der kostenlose Plan ist nicht für den produktiven Einsatz gedacht.
So prüfen Sie Ihre Lizenzen
- Microsoft 365 Admin Center → Abrechnung → Ihre Produkte: Hier sehen Sie, welche Pläne Ihr Unternehmen hat.
- In der App: Unter Einstellungen zeigt Power Apps, welche Connectoren genutzt werden und ob Premium dabei ist.
- Im Zweifel fragen: Vor dem Start einer App kläre ich mit Ihnen, welche Lizenz nötig ist.
Häufige Fragen
Ist Power Apps kostenlos?
Mit Standard-Connectoren in vielen Microsoft-365-Plänen ja. Für Premium-Funktionen nicht.
Brauchen Gäste oder externe Personen eine Lizenz?
Externe Nutzer brauchen ebenfalls eine passende Lizenz, wenn sie Premium-Apps nutzen. Die Regeln dafür sind speziell, lassen Sie das vorab prüfen.
Kann ich mit SharePoint starten und später zu Dataverse wechseln?
Ja, aber ein Umzug kostet Aufwand. Wenn absehbar ist, dass die App stark wächst, ist Dataverse von Anfang an oft günstiger.
Unsicher, welche Lizenz Ihre App braucht? Im Erstgespräch rechne ich es mit Ihnen durch. Mehr zur Power Apps Entwicklung.