n8n vs. Power Automate: Welches Tool passt zu Ihrem Unternehmen?
n8n oder Power Automate? Ehrlicher Vergleich von Kosten, Hosting, Datenschutz, Integrationen und KI. Mit klarer Empfehlung, wann sich welches Werkzeug lohnt.
n8n und Power Automate lösen dasselbe Problem, aber für unterschiedliche Unternehmen. Power Automate ist die naheliegende Wahl, wenn Ihr Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet: Es ist oft schon lizenziert, nutzt die vorhandenen Anmeldungen und lässt sich zentral verwalten. n8n spielt seine Stärken aus, wenn Sie viele Web-Dienste verbinden, selbst hosten möchten oder technisch versierte Leute im Team haben.
Ich arbeite hauptsächlich mit Power Automate. Gerade deshalb versuche ich hier einen fairen Vergleich.
Kurzvergleich
| Power Automate | n8n | |
|---|---|---|
| Hersteller | Microsoft | n8n GmbH (Berlin) |
| Betrieb | Cloud in Microsoft 365 | Cloud oder selbst gehostet |
| Lizenz | in vielen M365-Plänen enthalten, Premium extra | Cloud-Abo oder Self-Hosting unter „fair-code“-Lizenz |
| Stärke | Outlook, Teams, SharePoint, Excel, Genehmigungen | Web-Dienste, APIs, eigene Logik, KI-Workflows |
| RPA (Desktop) | ja, mit Power Automate Desktop | nein |
| Bedienung | für Fachanwender gedacht | eher für technisch Versierte |
| Verwaltung | zentral über Microsoft-Admin, DLP-Richtlinien | eigene Verwaltung, je nach Betrieb |
Wann Power Automate die bessere Wahl ist
- Ihr Unternehmen nutzt Microsoft 365. Outlook, Teams, SharePoint und Excel sind direkt angebunden, inklusive Genehmigungen in Teams.
- Fachabteilungen sollen selbst automatisieren. Die Oberfläche ist für Nicht-Entwickler gemacht.
- IT will Kontrolle. Mit Umgebungen und Datenrichtlinien (DLP) legt die IT fest, welche Connectoren erlaubt sind.
- Sie brauchen RPA. Desktop-Flows bedienen Programme ohne Schnittstelle. Das kann n8n nicht.
- Keine eigene Infrastruktur. Nichts zu installieren, nichts zu aktualisieren.
Wann n8n die bessere Wahl ist
- Viele Web-Dienste und APIs außerhalb der Microsoft-Welt, etwa Shop-Systeme, Marketing-Tools oder eigene Anwendungen
- Selbst hosten auf eigenen Servern, zum Beispiel aus Datenschutz- oder Kostengründen
- Komplexe Logik mit eigenem JavaScript- oder Python-Code direkt im Workflow
- KI-Workflows mit verschiedenen Sprachmodellen und Agenten
- Sehr viele Ausführungen, bei denen eine Abrechnung pro Nutzer teuer würde
Kosten im Vergleich
Power Automate: Für Abläufe mit Standard-Connectoren entstehen in vielen Microsoft-365-Plänen keine Zusatzkosten. Premium-Connectoren und unbeaufsichtigte RPA kosten extra, pro Person oder pro Flow. Details im Artikel Power Automate Kosten & Lizenzen.
n8n: Die Cloud-Version wird nach Anzahl der Ausführungen abgerechnet. Selbst gehostet fällt für die interne Nutzung meist keine Lizenzgebühr an, dafür Kosten für Server, Updates, Sicherung und Betreuung. Diese Betriebskosten werden oft unterschätzt.
Datenschutz
Beide Werkzeuge lassen sich datenschutzkonform einsetzen. Der Unterschied liegt im Betrieb:
- Bei Power Automate laufen die Daten in Ihrem Microsoft-365-Tenant, mit den Verträgen und Rechenzentrumsregionen, die Sie mit Microsoft ohnehin haben.
- Bei n8n selbst gehostet bleiben die Daten auf Ihren Servern. Dafür sind Sie selbst für Sicherheit und Updates verantwortlich.
Kombinieren statt entscheiden?
Manche Unternehmen nutzen beides: Power Automate für alles rund um Microsoft 365 und Freigaben, n8n für Web-Integrationen und KI-Experimente. Das funktioniert, wenn klar geregelt ist, welches Werkzeug wofür zuständig ist. Zwei Plattformen heißen aber auch doppelte Pflege.
Meine Empfehlung
- Microsoft-365-Unternehmen ohne eigene Entwickler: Power Automate. Der Einstieg ist günstig, die Integration nahtlos.
- Technisches Team, viele Web-Dienste, eigene Server: n8n ist eine starke Option.
- Unsicher? Schreiben Sie die fünf wichtigsten Abläufe auf und prüfen Sie, welche Systeme beteiligt sind. Sind es überwiegend Microsoft-Dienste, ist die Antwort klar.
Häufige Fragen
Ist n8n kostenlos?
Selbst gehostet ist n8n für die interne Nutzung in vielen Fällen ohne Lizenzgebühr nutzbar. Server, Wartung und Sicherheit kosten trotzdem Zeit und Geld. Die Cloud-Version ist kostenpflichtig.
Kann n8n mit SharePoint und Outlook arbeiten?
Ja, über Microsoft-Schnittstellen. Die Einrichtung ist aber aufwendiger als in Power Automate, und Genehmigungen in Teams gibt es nicht in derselben Form.
Gibt es weitere Alternativen?
Zapier und Make sind ebenfalls verbreitet, vor allem bei Web-Diensten. Für RPA-lastige Szenarien vergleiche ich im Artikel Power Automate vs. UiPath.
Sie möchten wissen, welches Werkzeug zu Ihren Abläufen passt? Im Erstgespräch schauen wir uns das gemeinsam an. Mehr zur Prozessautomatisierung.